Een totaaloplossing voor urenregistratie van rijdend en niet-rijdend personeel
De samenwerking tussen Prometheus en EasySecure.
Blog
Sinds 2021 werkt Prometheus samen met EasySecure, specialist op het gebied van toegangscontrole, tijd- en aanwezigheidsregistratie. Deze samenwerking is tot stand gekomen door specifieke wensen en behoeften uit de markt. Door het koppelen van onze systemen is het voor organisaties binnen zowel de Waste als de Transport en Logistiek sector mogelijk om diverse HR-zaken vanuit één platform te beheren.
Eén platform
Brayan Schrage van EasySecure vertelt: “Door deze samenwerking kunnen we een totaaloplossing bieden. Waar Prometheus zich vooral bezig houdt met het rijdend personeel, leggen wij de focus op het niet-rijdend personeel. Denk hierbij aan toegangscontrole wanneer personeel het pand wil betreden, tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie. Daarnaast bieden we binnen ons cloud platform ook bezoekersregistratie aan. Door onze krachten te bundelen kunnen diverse HR en facilitaire zaken, van zowel de chauffeurs als het personeel op kantoor, binnen één platform beheerd worden.”
Besparen in tijd en werk
“Naast dat het voor de klant handig is dat er door deze koppeling niet met verschillende systemen gewerkt hoeft te worden, bespaart het medewerkers ook een hoop tijd en werk”, gaat Brayan verder. “Een groot deel van de processen wordt geautomatiseerd. Wij krijgen bijvoorbeeld van Prometheus data binnen over een personeelslid die uit dienst treedt en wij kunnen er dan direct voor zorgen dat deze persoon geen toegang meer heeft tot bepaalde ruimtes of panden. Dit hoeft dan niet meer handmatig door een HR-medewerker geregeld te worden.
Veiligheid
Aanwezigheidsregistratie speelt een belangrijke rol bij calamiteiten, vertelt Brayan: “Het personeel klokt in wanneer zij het pand betreden en zo wordt geregistreerd hoeveel mensen er in het pand aanwezig zijn. Deze informatie is waardevol in het geval van een calamiteit, Bhv’ers kunnen hier adequaat op acteren in noodsituaties en dit draagt weer bij aan de veiligheid van werkplekken.” Daarnaast verklein je met toegangscontrole de kans dat er onbevoegde personen het pand betreden, vult Brayan aan. “Dit is bijvoorbeeld extra belangrijk voor grotere bedrijven of transporteurs van waardevolle spullen.”
Het ontstaan van deze samenwerking
Leslie Hendriks, CPO bij Prometheus, is betrokken geweest bij het ontstaan van deze samenwerking. Leslie vertelt: “Vanuit klanten werd de vraag gesteld om gewerkte uren van niet-rijdend personeel en extra uren buiten het voertuig van het rijdend personeel in onze urenregistratie E-Hour op te nemen. Dit scheelt namelijk handmatige invoer of aanvullingen van uren. Hierbij werd voorgesteld dat de oplossing in het voertuig ook ingezet kon worden voor de urenregistratie in bijvoorbeeld de hal van een bedrijfspand. Echter, we hebben na beoordeling van deze mogelijkheid geconcludeerd dat dit niet de juiste oplossing zou bieden. Daarom hebben wij contact gezocht met een leverancier die de focus meer op inpandige oplossingen heeft liggen en dat was EasySecure!”.
Hoe werkt deze integratie?
EasySecure en Prometheus hebben de uitwisseling van de gegevens naadloos op elkaar afgestemd. Leslie zegt hierover: “Afhankelijk van de eisen en wensen van de klant worden de gegevens vanuit de kloksystemen frequent ingelezen in E-Hour, waardoor de dagelijkse urenregistratie volledig en zonder tussenkomst van de klant wordt uitgevoerd. Hierdoor bespaart de klant een hoop tijd. EasySecure faciliteert de kloksystemen en wij de urenregistratie en voorverloning. Zo hebben we de gehele lijn gedekt en kan de klant optimaal gebruik maken van de geïntegreerde oplossing.”
“Het hele proces rondom urenregistratie is nu gedigitaliseerd. Voorheen verzamelde we de gegevens met een USB-stick vanaf de prikklok, om deze vervolgens op de computer weer uit te lezen. Nu worden deze gegevens via een internetverbinding draadloos verstuurd. Eerder haalde we de gegevens maandelijks op, nu gebeurt dit automatisch dagelijks. Zo hebben we ook veel beter zicht op de gewerkte uren en of deze kloppend zijn. Het zit nog verser in het geheugen. We besparen hierdoor dus een hoop tijd, maar de foutgevoeligheid van de urenregistratie is ook afgenomen.
Daarnaast zetten we deze oplossing ook in voor toegangscontrole. We kunnen zelf personeel registreren of gegevens wijzigen. Per werknemer kunnen we aangeven binnen welke uren zij toegang hebben tot bepaalde zones. Het is dan ook een hele gebruiksvriendelijke oplossing, met een moderne en praktische interface.”
Meer weten over de oplossingen die Lammertyn.net gebruikt? Lees de klantcase!
Benieuwd naar onze oplossingen?
We vertellen u graag meer over de (maatwerk) mogelijkheden.
Neem gerust contact op met onze accountmanagers via sales@prometheus.nl.
