Tino over veranderingen binnen de organisatie

Veranderingen hebben impact op de organisatie, of het nou om een ingrijpend veranderproces gaat of de implementatie van een nieuwe softwareoplossing waar medewerkers mee te maken krijgen. Als faciliterend partner kan Prometheus Informatics leren van de aanpak rondom veranderingen binnen de organisaties waar wij voor werken, om de integratie van onze oplossingen nog sneller en geruislozer te laten verlopen. We vroegen Tino Bömer van Rabelink Logistics naar hoe hij veranderingen ervaart en hoe Rabelink hiermee omgaat.

Hij begint met een anekdote. Tino: “Ik weet nog goed dat toen we meer dan tien jaar geleden begonnen met de implementatie van de eerste boordcomputers waarmee we ritten real-time konden traceren. Die werden niet bepaald door iedereen even enthousiast onthaald. Chauffeurs hadden het gevoel dat de boordcomputers bedoeld waren om doorlopend over hun schouder mee te kijken en ze extra te controleren, terwijl ons doel juist was om de planning en de klant meer inzicht te geven in verwachte leveringstijden. Er waren chauffeurs bij die de boordcomputer in aluminiumfolie wikkelden zodat de GPS niet werkte, of de boel gewoon ontkoppelden. ‘Tja, niet mijn fout dat je geen gegevens hebt ontvangen als het materiaal niet werkt’, was hun reactie dan bij terugkomst. We zijn wat dat betreft van ver gekomen. In de afgelopen tien jaar heeft een omslag plaatsgevonden: de software is volledig ingebed in de organisatie.”

Hoe neem je de weerstand van medewerkers weg?

“Je moet geduld hebben. Alles wat nieuw is en weerstand opwekt, heeft tijd nodig. Grote veranderingen vinden niet van de ene op de andere dag plaats. Veranderingen zijn net als de visie en de strategie van je bedrijf: voordat dat gemeengoed is en door elke medewerker uitgestraald wordt, ben je al even onderweg. Daarnaast helpt het ons dat we medewerkers bij een grote verandering betrekken. Door vragen te stellen. Hoe kunnen we jou als chauffeur ondersteunen? Welke oplossing lijkt jou het beste? Door iedereen mee te laten denken en zelf beslissingen te laten nemen, worden veranderingen sneller geaccepteerd.”

In welk opzicht heeft de groei van Rabelink door de jaren heen invloed op de huidige veranderprocessen?

“Als je zo hard groeit, moet je bepaalde zaken automatiseren. Dan is handmatige verloning niet meer mogelijk en kan een oplossing zoals E-Hour door Prometheus Informatics uitkomst bieden. Om 40 medewerkers een verandering te laten behappen is niet zo moeilijk, maar het is al een stuk uitdagender als het om 400 medewerkers gaat. Wanneer de organisatie groot wordt, worden er automatisch meer lagen gecreëerd. Het is dan belangrijk om te borgen dat de organisatie toch zo ‘plat’ mogelijk blijft en dat medewerkers de vrijheid behouden om zelf nieuwe ideeën te bedenken, zonder daarin beperkt te worden door regels en sturing van bovenaf.”

Jij bent nauw betrokken bij de veranderprocessen. Wat is jouw kracht?

“Mijn kracht is dat ik heel erg vanuit de operatie denk en analytisch ben. Zo vul ik ook mijn functie in: door vanuit de wensen en de behoeften van de eindgebruiker terug in het proces te gaan naar een passende ICT-oplossing en vice versa. Voor zaken waar je zelf geen specialist bent, haak je de juiste professionals aan. Dat doen wij binnen Rabelink Logistics ook. Zo wordt alles wat je doet een team effort en dat komt de bedrijfscultuur en verbinding tussen de mensen weer ten goede.”

Wat is volgens jou onmisbaar om een verandering op een positieve manier te laten verlopen?

“Het magische woord is communicatie! Zowel om medewerkers nu aan ons te binden en ons als organisatie te kunnen blijven ontwikkelen, als ook in de toekomst. Daarom zijn we ook zo actief in het verscherpen en uitdragen van onze missie en visie. Zo krijgen we onze medewerkers één voor één aan boord. En als de neuzen dezelfde kant op staan, ben je flexibeler en kun je je sneller aanpassen.”