Technologie in de dagelijkse praktijk

Prometheus Informatics stelt gebruiksvriendelijkheid bij de ontwikkeling van softwareoplossingen voorop. Om deze ambitie te toetsen, gaan we in gesprek met de chauffeurs, planners en andere professionals die dagelijks met onze software werken. Eén van hen is Jan Drost, die als transportcoördinator bij Koopman de schakel tussen planner, klant en customer service vormt.

Jan vertelt: “Als transportcoördinator is mijn doel om transporten zo goed en efficiënt mogelijk te doen verlopen. Hoewel ik me voornamelijk op kantoor bevind, ben ik met m’n hoofd steeds ‘buiten’, op de weg en bij klanten.”

Lang niet alle werkzaamheden digitaal

“In tegenstelling tot de verwachting van sommige mensen, gebruik ik voor mijn dagelijkse werkzaamheden niet zoveel ingewikkelde digitale oplossingen. Met Microsoft Office, toegang tot online systemen van klanten, een transportmanagementsysteem, een programma om de GPS-apparatuur te bewaken en de oplossingen van Prometheus Informatics kom ik een heel eind.”

Software niet bedoeld om chauffeurs te controleren

“De software van Prometheus op onze boordcomputers maakt inzichtelijk waar onze chauffeurs zich op welk moment bevinden. Dat betekent niet dat we ze de hele dag controleren wie waar uithangt, hoor. Maar het is wel makkelijk om waar nodig een planning bij te sturen en om proactief te schakelen richting klanten bij vertragingen. Ook is het handig om achteraf te kunnen zien wanneer waar gelost is, mochten daar vragen over komen. We gebruiken het ook veel als communicatiemiddel, om elkaar berichten te sturen. En we kunnen klanten tegenwoordig real-time van complete vrachtbrieven voorzien.”

Klant vraagt om steeds meer data

“De data die we verzamelen komt goed van pas, want om te toetsen hoe hoog de kwaliteit en betrouwbaarheid van onze dienstverlening is, vragen klanten steeds vaker en meer data op. Die data extraheer ik uit de softwareoplossingen van Prometheus Informatics en kan ik bijvoorbeeld naar een overzichtelijk Excel-bestand exporteren. Dan is het voor de klant ook begrijpelijk. Daarnaast gebruiken we de data zelf om waar mogelijk onze processen te optimaliseren.”

Technologische ontwikkelingen

“Als ik eerlijk ben, dan ben ik niet zo op de hoogte van alle nieuwe technologische snufjes. Maar alle technologische hulp die mij meer inzicht in het proces geeft en mij beter of sneller doet werken, juich ik van harte toe. Vooral omdat ik collega’s, chauffeurs en klanten daarmee concreet verder kan helpen.”

Toekomstige invloed van technologie op eigen werkzaamheden

“Welke invloed de technologie op mijn eigen werkzaamheden gaat hebben, vind ik ook nog moeilijk in te schatten. Om prioriteiten te kunnen stellen en proactief actie te ondernemen aan de hand van informatie uit verschillende bronnen, is typisch iets waarvoor je zaken in een bepaald perspectief moet kunnen plaatsen. Zo zou je bijvoorbeeld wel software kunnen ontwikkelen waarbij een seintje gegeven wordt zodra een levering te laat dreigt te komen, maar omdat we zo strak plannen is het heel moeilijk om daar een marge voor vast te stellen. Je wil ook niet continu onnodige meldingen krijgen, natuurlijk. In dat geval blijft de menselijke factor onmisbaar.”

Ontwikkelingen korte termijn

“Op dit moment loopt er een interessante pilot waarin gegevens direct van de chauffeur naar de klant doorgezet worden. Daar moeten nog wat optimalisaties in doorgevoerd worden, maar vind ik wel een verrassende oplossing! Hoewel ik dus niet verwacht dat technologie op korte termijn een groot deel van mijn werkzaamheden zal overnemen, zitten er nog wel wat ontwikkelingen aan te komen die mijn werk makkelijk maken. Ik ben heel benieuwd!”