Tijdwinst zit vaak in de kleine dingen
Een chauffeur die even belt met een vraag. Een planner die moet zoeken waar een voertuig is. Urenbriefjes die nog verwerkt moeten worden. Een route die alleen die ene vaste chauffeur echt goed kent. Het zijn geen werkzaamheden waar je direct van denkt: daar verliezen we ontzettend veel tijd mee. Toch zijn het juist dit soort kleine, terugkerende handelingen die gedurende een werkdag behoorlijk kunnen oplopen. Zeker binnen transport, logistiek en afvalinzameling, waar veel mensen, voertuigen en informatie tegelijkertijd in beweging zijn. Daarom stond bij Prometheus Informatics Q3 2026 in het teken van tijdwinst en efficiëntie. We keken naar verschillende momenten in de dagelijkse operatie waarop werk slimmer kan. Wat nemen we daarvan mee? Zes praktische lessen.
1. Van een paar minuten, naar heel veel minuten
Efficiënter werken klinkt al snel als een groot project. Nieuwe processen, nieuwe software of de hele werkwijze op de schop. Maar het is beter om eerst klein te beginnen. Hoe vaak wordt er gedurende een dag gebeld om informatie na te vragen Hoe vaak zoekt iemand gegevens op in verschillende systemen? Welke informatie wordt eerst door een chauffeur geregistreerd en vervolgens op kantoor opnieuw ingevoerd? Eén zo’n handeling kost misschien maar een paar minuten. Het interessante wordt pas zichtbaar als je kijkt naar de frequentie.
Vijf minuten per dag lijkt weinig, maar vijf minuten per medewerker, iedere werkdag, het hele jaar door, is een ander verhaal.
Een goede eerste stap is daarom simpel. Houd eens een paar dagen bij welke kleine, terugkerende handelingen onnodig tijd kosten. Juist daar kunnen relatief eenvoudige verbeteringen veel opleveren.
Vijf minuten per dag lijkt weinig, maar vijf minuten per medewerker, iedere werkdag, het hele jaar door, is een ander verhaal.
Een goede eerste stap is daarom simpel. Houd eens een paar dagen bij welke kleine, terugkerende handelingen onnodig tijd kosten. Juist daar kunnen relatief eenvoudige verbeteringen veel opleveren.
2. Minder zoeken, scheelt veel onnodig werk
Even bellen is vaak sneller dan uitgebreid zoeken. Maar als dezelfde soort vragen iedere dag terugkomen, zit het probleem misschien ergens anders. Informatie die al beschikbaar is, zou je eigenlijk niet opnieuw hoeven opvragen. Door planning, chauffeur, voertuig en actuele informatie dichter bij elkaar te brengen, ontstaat meer overzicht. Een planner kan sneller zien wat er gebeurt en hoeft minder vaak iemand onderweg te storen. Dat is ook het idee achter E-CoreX. Relevante informatie binnen de operatie zoveel mogelijk op één plek beschikbaar maken. De winst zit daarbij niet alleen in de seconden die je bespaart met zoeken. Het zorgt er ook voor dat medewerkers makkelijker zelfstandig verder kunnen.
3. Belangrijke kennis centraal
Binnen veel organisaties zit ontzettend veel praktische kennis bij de medewerkers zelf.
Dat is waardevol, totdat die medewerker er niet is. De zomerperiode is daar een goed voorbeeld van. Een vaste chauffeur is op vakantie en een collega neemt zijn route over. Maar waar moet hij precies zijn? Wat zijn de bijzonderheden onderweg? In welke volgorde worden locaties gereden? Als die kennis voornamelijk in het hoofd van de vaste chauffeur zit, is ineens overdracht nodig. Door de routekennis digitaal vast te leggen, wordt een organisatie minder afhankelijk van individuele medewerkers. Met E-Guided kan een chauffeur bijvoorbeeld een bestaande route rijden zonder deze vooraf volledig te kennen. Dat is handig tijdens vakanties of ziekte, maar net zo goed bij nieuwe medewerkers en onverwachte wijzigingen in de planning.
Praktische tip: kijk eens welke processen binnen jouw organisatie alleen soepel verlopen omdat één of twee collega’s precies weten hoe het moet. Dat zijn goede kandidaten om kennis beter vast te leggen.
Dat is waardevol, totdat die medewerker er niet is. De zomerperiode is daar een goed voorbeeld van. Een vaste chauffeur is op vakantie en een collega neemt zijn route over. Maar waar moet hij precies zijn? Wat zijn de bijzonderheden onderweg? In welke volgorde worden locaties gereden? Als die kennis voornamelijk in het hoofd van de vaste chauffeur zit, is ineens overdracht nodig. Door de routekennis digitaal vast te leggen, wordt een organisatie minder afhankelijk van individuele medewerkers. Met E-Guided kan een chauffeur bijvoorbeeld een bestaande route rijden zonder deze vooraf volledig te kennen. Dat is handig tijdens vakanties of ziekte, maar net zo goed bij nieuwe medewerkers en onverwachte wijzigingen in de planning.
Praktische tip: kijk eens welke processen binnen jouw organisatie alleen soepel verlopen omdat één of twee collega’s precies weten hoe het moet. Dat zijn goede kandidaten om kennis beter vast te leggen.
4. Automatiseer handmatige registratie
Kilometerstanden, locaties, voertuiggegevens, tachograafdata… Een voertuig genereert tijdens een werkdag behoorlijk wat informatie. Toch worden binnen organisaties nog steeds gegevens handmatig overgenomen, bijgehouden of opgevraagd die ook automatisch beschikbaar kunnen zijn. Juist daar zit een dubbele winst!
Automatische registratie bespaart tijd op het moment zelf, maar kan ook fouten door handmatige invoer verminderen. Daarnaast ontstaat er een completer beeld waarmee je later weer verder kunt. Hetzelfde principe geldt bijvoorbeeld voor urenregistratie. Wanneer chauffeurs hun uren digitaal registreren met E-Hour, hoeven losse urenbriefjes niet eerst verzameld en vervolgens opnieuw verwerkt te worden. Stel daarom eens de volgende vraag: Welke gegevens voeren wij nog handmatig in, terwijl ze ergens binnen onze operatie al digitaal beschikbaar zijn?
Het antwoord kan verrassend veel mogelijkheden voor automatisering opleveren.
Automatische registratie bespaart tijd op het moment zelf, maar kan ook fouten door handmatige invoer verminderen. Daarnaast ontstaat er een completer beeld waarmee je later weer verder kunt. Hetzelfde principe geldt bijvoorbeeld voor urenregistratie. Wanneer chauffeurs hun uren digitaal registreren met E-Hour, hoeven losse urenbriefjes niet eerst verzameld en vervolgens opnieuw verwerkt te worden. Stel daarom eens de volgende vraag: Welke gegevens voeren wij nog handmatig in, terwijl ze ergens binnen onze operatie al digitaal beschikbaar zijn?
Het antwoord kan verrassend veel mogelijkheden voor automatisering opleveren.
5. Gebruik data om slimmer te werken
Steeds meer voertuigen leveren data op. Maar alleen data verzamelen maakt een operatie nog niet efficiënter. De waarde ontstaat wanneer je die gegevens gebruikt om patronen te herkennen en beslissingen te nemen. Neem het rijgedrag van jouw chauffeur. Door dit inzichtelijker te maken kun je gerichter kijken waar verbetering mogelijk is. Hetzelfde geldt breder voor operationele data. Als je kunt zien waar vertraging ontstaat, welke routes anders verlopen dan verwacht of waar processen regelmatig vastlopen, kun je veel gerichter verbeteren. Daarmee verschuift data van: “Wat is er gebeurd?” naar: “Wat kunnen we de volgende keer slimmer doen?”
Dat laatste is misschien wel het waardevol. Een datagedreven beslissing kan niet alleen vandaag tijd besparen, maar ook voorkomen dat hetzelfde onnodige werk morgen opnieuw ontstaat.
Dat laatste is misschien wel het waardevol. Een datagedreven beslissing kan niet alleen vandaag tijd besparen, maar ook voorkomen dat hetzelfde onnodige werk morgen opnieuw ontstaat.
6. Meer inzicht betekent sneller handelen
Soms gaat efficiëntie niet over het voorkomen van werk, maar over sneller weten waar je actie moet ondernemen. Dat zagen we bijvoorbeeld bij Van Munster Recyclers. Tijdens een overleg werd een route als 85% compleet weergegeven. In het systeem was direct zichtbaar welke twee straten nog ontbraken. Toen hierover contact werd opgenomen, bleek er al een chauffeur onderweg te zijn om dit op te lossen.
Het probleem was dus niet alleen zichtbaar, er kon ook direct op worden gehandeld. Dat laat goed zien wat realtime inzicht in de praktijk kan betekenen. Je hoeft niet achteraf uit te zoeken wat er misging of verschillende mensen te bellen om het hele plaatje compleet te krijgen. Je ziet wat er gebeurt en kunt daar sneller op reageren.
Het probleem was dus niet alleen zichtbaar, er kon ook direct op worden gehandeld. Dat laat goed zien wat realtime inzicht in de praktijk kan betekenen. Je hoeft niet achteraf uit te zoeken wat er misging of verschillende mensen te bellen om het hele plaatje compleet te krijgen. Je ziet wat er gebeurt en kunt daar sneller op reageren.
Efficiënter werken begint niet met harder werken
Na een kwartaal vol tijdwinst en efficiëntie is dat misschien wel onze belangrijkste conclusie. Efficiënter werken betekent niet dat een chauffeur sneller moet rijden, een planner nóg meer moet doen of de administratie harder moet werken. Het gaat er juist om dat bepaalde werkzaamheden niet meer nodig zijn, en daarvoor hoef je niet meteen de hele organisatie om te gooien.
Begin vandaag eens met één simpele vraag: Welke handeling doen wij iedere dag opnieuw waarvan we eigenlijk vinden dat die makkelijker zou moeten kunnen? Juist daar begint vaak de grootste tijdwinst.
Begin vandaag eens met één simpele vraag: Welke handeling doen wij iedere dag opnieuw waarvan we eigenlijk vinden dat die makkelijker zou moeten kunnen? Juist daar begint vaak de grootste tijdwinst.
Waar verdwijnt binnen jouw organisatie nog tijd?
Benieuwd welke processen binnen jouw organisatie slimmer kunnen? Prometheus Informatics helpt transport-, logistiek- en afvalbedrijven om informatie, voertuigen, chauffeurs en processen beter met elkaar te verbinden. Zoek niet direct naar de grootste verandering, maar begin bij die paar minuten die iedere dag opnieuw verloren gaan. Op jaarbasis zouden die weleens groter kunnen zijn dan je denkt.